Bir sözleşmeyi feshettiğinizi, bir alacağı için ihtar çektiğinizi ya da bir faturaya itiraz ettiğinizi sonradan ispat etmeniz gerekebilir. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), bu tür iletilerin kimden, ne zaman gönderildiğini ve ulaşıp ulaşmadığını delil olarak kayıt altına alan bir elektronik posta sistemidir. Bu rehberde KEP'in ne olduğunu, ne zaman gerekebileceğini, nasıl alındığını ve çoğu kişinin karıştırdığı e-Tebligat (UETS) ile farkını resmî kaynaklara dayanarak anlatıyoruz.
Kısaca
- KEP, gönderenin kimliğini, iletinin gönderim ve ulaşma zamanını ve okunup okunmadığını delil olarak kayıt altına alan, yasal olarak geçerli bir elektronik postadır.
- KEP mevzuatı KEP kullanımını kendiliğinden zorunlu kılmaz; ancak kamu kurumları belirli işlemlerde KEP adresi isteyebilir ve bazı hukuki bildirimlerde KEP, kanunda sayılan yollardan biridir.
- KEP ile e-Tebligat (UETS) aynı şey değildir: e-Tebligat adresi, 7201 sayılı Kanun'un 7/a maddesi gereği anonim ve limited şirketler dâhil tüm özel hukuk tüzel kişileri için zorunludur ve PTT'den ayrıca alınır.
- KEP ile ihbar veya ihtar göndermek için e-imza gerekir; yalnızca KEP almak isteyen alıcı için e-imza şart değildir.
- Faturaya KEP ile itiraz ediyorsanız, e-Arşiv Fatura ve e-SMM'nin iptal/itiraz sürelerini ve GİB'e ayrıca bildirim yükümlülüğünü de unutmayın.
KEP nedir?
BTK'nın tanımıyla KEP, yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik postadır. Bilinen e-postaya ek olarak ileti göndericisi görünen kişi veya kuruluş tarafından mı gönderildi, alıcıya ulaştı mı, ne zaman ulaştı, okundu mu ve gerekirse iletiye yeniden erişilebiliyor mu sorularının cevabını delil olarak sağlar.
KEP kapalı bir sistemdir: Gmail, Yahoo gibi standart hesaplar KEP adresi olarak kullanılamaz. KEP adresi, BTK'nın listelediği KEP hizmet sağlayıcılarından (KEPHS) alınır. Sistemin dayanağı, 25 Ağustos 2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'tir.
KEP ne zaman gerekir?
KEP kullanımı genel olarak zorunlu değildir; ancak aşağıdaki durumlarda pratik ve hukuki bir araçtır:
- Tacirler arası ihbar ve ihtarlar (TTK 18/3): Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe veya sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar ve ihtarlar; noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla ya da güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemiyle yapılır.
- Fatura ve e-Belge itirazları: TTK 21/2'ye göre bir fatura, alındığı tarihten itibaren sekiz gün içinde içeriğine itiraz edilmezse kabul edilmiş sayılır. İtiraz; noter, taahhütlü mektup, telgraf veya KEP gibi yollarla yapılabilir (aşağıya bakın).
- Kamu kurumlarıyla yazışmalar: Kamu kurum ve kuruluşları, işlemleri için ilgili taraflara KEP adresi zorunluluğu getirebilir.
BTK notu: KEP sistemine ilişkin düzenlemelerde kullanıma ilişkin genel bir zorunluluk yoktur. BTK'nın açıklamasına göre tüzel kişilerin KEP rehberinde bulunmaları zorunludur; bireysel kullanıcılar için rehberde yer almak isteğe bağlıdır.
KEP ile e-Tebligat (UETS) aynı şey değildir
İşletmelerin en sık düştüğü hata, KEP adresini e-Tebligat adresi sanmaktır. İkisi ayrı sistemlerdir:
| Özellik | KEP | e-Tebligat (UETS) |
|---|---|---|
| Dayanak | KEP Yönetmeliği (2011) | 7201 sayılı Tebligat Kanunu md. 7/a; Elektronik Tebligat Yönetmeliği |
| Sağlayıcı | BTK listesindeki KEP hizmet sağlayıcıları (7 aktif şirket) | PTT'nin kurduğu ve işlettiği Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi |
| Zorunluluk | Genel bir kullanım zorunluluğu yok; kamu kurumları şart koşabilir | Anonim, limited ve diğer özel hukuk tüzel kişileri, noterler, baro levhasına yazılı avukatlar, arabulucular, bilirkişiler ve kamu kurumları için zorunlu |
| Amaç | Kayıtlı ve delil niteliğinde elektronik yazışma | Resmî tebligatın elektronik yoldan yapılması |
| Sonuç | Gönderim, ulaşma ve okunma kaydı delil olarak saklanır | Elektronik tebligat, muhatabın adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır |
7201 sayılı Kanun'un 7/a maddesine göre kapsamdaki kişiler ve kuruluşlar 1 Ocak 2019 tarihinden itibaren bir ay içinde PTT'ye başvurarak elektronik tebligat adresi almak zorundaydı; bu zorunluluk anonim şirketler, limited şirketler, dernekler, vakıflar, kooperatifler, kollektif ve komandit şirketler için de geçerlidir. Vergi idaresinin vergilendirme sürecine ilişkin e-tebligatları ise Vergi Usul Kanunu'nun 107/A maddesine göre ayrıca yürütülür. Dolayısıyla KEP adresiniz olması, e-Tebligat yükümlülüğünüzü karşılamaz.
KEP adresi nasıl alınır?
- Sağlayıcıyı seçin. KEP hesabı yalnızca BTK tarafından yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcılarından alınabilir; güncel resmî liste BTK'nın internet sitesindedir (kaynaklar bölümündeki bağlantı). Koşullar sağlayıcılara göre farklılık gösterebilir.
- Başvurunuzu yapın. Tüzel kişi ve gerçek kişi başvuru şartları ve belgeleri her sağlayıcının kılavuzunda yer alır; başvurudan önce güncel kılavuzu inceleyin.
- E-imzanızı hazırlayın. KEP üzerinden ileti göndermek için e-imza gerekir; yalnızca alıcı olarak kullanacaksanız gerekmez. e-İmza ile mali mühür arasındaki farkı Mali Mühür mü, e-İmza mı? rehberimizde anlattık; temin için e-İmza ve Mali Mühür hizmetimize bakabilirsiniz.
- e-Tebligat adresini ayrıca alın. Özel hukuk tüzel kişisiyseniz ve henüz yapmadıysanız UETS üzerinden e-Tebligat adresinizi PTT'den edinin; KEP bu yükümlülüğü karşılamaz.
Faturaya itiraz ediyorsanız: KEP yeterli mi?
e-Belge uygulamalarında iptal ve itiraz işlemleri için ayrıca bir elektronik bildirim yükümlülüğü vardır. 509 sıra no'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nin V.10 bölümüne göre; TTK 18/3 uyarınca noter, taahhütlü mektup, telgraf veya KEP ile yapılan ihbar ve ihtarlar ile e-Belge iptal işlemleri, 1 Mayıs 2021'den itibaren GİB'in kılavuzunda belirtilen usul ve süreler içinde elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı'na da bildirilmelidir.
TÜRMOB'un değerlendirmesi şöyledir: GİB kılavuzundaki işlemler KEP işlemlerinin yerine geçmez; yalnızca KEP veya noter yoluyla yapılan itirazların ayrıca GİB'e bildirilmesi içindir. Hak kaybı yaşamamak için itirazda önce TTK'daki yöntemlerden biri kullanılmalı, ardından GİB'e bildirim yapılmalıdır. Süreler kısadır: e-Arşiv Fatura ve e-SMM iptallerinde 8 günlük süre, belgenin alıcıya iletildiği tarihten itibaren başlar. Fatura tarafındaki güncel kuralları 2026 e-Fatura ve e-Arşiv rehberimizde bulabilirsiniz.
Normal e-posta ile KEP arasındaki fark
- Delil değeri: Normal e-postanın gönderim ve ulaşma kaydı güvence altında değildir; KEP bu bilgileri delil olarak kaydeder.
- Kimlik doğrulama: KEP ile ileti gönderebilmek için e-imza gerekir; göndericinin kimliği bu sayede doğrulanır.
- Kapalı sistem: KEP adresi yalnızca yetkili hizmet sağlayıcılardan alınır; standart bir e-posta hesabı KEP adresi olarak kullanılamaz.
Personele bordro iletmek gibi İK süreçlerinde de bu tür bir kayıt değerlidir; ilgili çözümler için KEP ve e-Bordro sayfamıza göz atabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
KEP adresi almak zorunlu mu?
KEP sistemine ilişkin düzenlemelerde kullanıma ilişkin genel bir zorunluluk bulunmaz. Ancak kamu kurum ve kuruluşları, işlemleri için ilgili taraflara KEP adresi zorunluluğu getirebilir. BTK'nın açıklamasına göre tüzel kişilerin KEP rehberinde bulunmaları zorunludur; bireyler için bu isteğe bağlıdır. Bağlayıcı bir yükümlülükten kuşkunuz varsa ilgili kurumun şartlarına ve mali müşavirinize danışın.
KEP adresi, e-Tebligat adresi yerine geçer mi?
Hayır. Elektronik tebligat, 7201 sayılı Tebligat Kanunu'nun 7/a maddesine dayanır ve PTT'nin kurduğu Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) üzerinden yürür. Özel hukuk tüzel kişileri, UETS'ten ayrıca e-Tebligat adresi almak zorundadır. KEP ve e-Tebligat farklı mevzuata ve farklı sistemlere dayanır.
Gmail veya kurumsal e-posta adresimi KEP adresi olarak kullanabilir miyim?
Hayır. KEP kapalı bir sistemdir; Gmail, Yahoo gibi standart e-posta hesapları KEP adresi olarak kullanılamaz. KEP adresi, BTK'nın listelediği KEP hizmet sağlayıcılarından alınır.
KEP ile ihtar göndermek için e-imza gerekir mi?
Evet. BTK'nın açıklamasına göre KEP üzerinden ileti gönderebilmek için e-imza gerekir; yalnızca alıcı olarak KEP kullanacaklar için gerekmez. TTK 18/3 kapsamındaki ihbar ve ihtarlar da güvenli elektronik imza kullanılarak KEP ile yapılır.
Faturaya itirazı KEP ile yapmak yeterli mi?
Tek başına yeterli olmayabilir. TÜRMOB'un değerlendirmesine göre mükellefler, hak kaybına uğramamak için itirazlarda önce Türk Ticaret Kanunu hükümlerine (noter, taahhütlü mektup, telgraf veya KEP) uymalı, ardından GİB'in kılavuzunda belirtilen elektronik bildirimi de yapmalıdır. Bir fatura, alındığı tarihten itibaren sekiz gün içinde içeriğine itiraz edilmezse kabul edilmiş sayılır (TTK 21/2); e-Arşiv Fatura ve e-SMM iptalleri de alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 günle sınırlıdır.
KEP hizmet sağlayıcıları kimlerdir?
KEP hesabı yalnızca BTK tarafından yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcılarından alınabilir. Güncel ve resmî liste BTK'nın internet sitesinde yayımlanır (kaynaklar bölümündeki bağlantı). Koşullar sağlayıcılar arasında farklılık gösterebilir.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mali, hukuki veya vergisel danışmanlık yerine geçmez. Uygulamada resmî kaynakları ve mevzuatın güncel hâlini esas alın. Paron Teknoloji Editör Ekibi tarafından hazırlanmış ve 23 Ekim 2026 tarihinde gözden geçirilmiştir.
