Birçok işletmede e-Defter ve berat dosyalarını mükellefin kendisi değil, mali müşavir, özel entegratör ya da yazılım firması imzalar ve yükler. Bunun mümkün olması için mükellefin yetkiyi belgelendirmesi gerekir. Bu rehberde Elektronik Defter Genel Tebliği'ndeki ilgili kuralı sade bir dille özetliyoruz.
Kısaca
- e-Defter ve berat dosyalarının mükellefin kendi NES veya mali mührü ile imzalanması esastır.
- Mükellef, noterde düzenlenen özel vekaletname ya da Gelir İdaresi'nce belirlenen usullerle düzenlenen elektronik imzalı veya Dijital Vergi Dairesi üzerinden verilen muvafakatname ile imzalama yetkisini devredebilir.
- Yetki; özel entegratöre, yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firmasına ya da defter tutma hususunda 3568 sayılı Kanun kapsamında yetkilendirilen meslek mensubuna verilebilir.
- Belgede hangi ay, yıl veya hesap dönemine ait e-Defter ve beratların hangi firma ya da meslek mensubunca imzalanacağı açıkça yazılmalıdır.
- Yetki vermek, mükellefin bu işlemlerden doğan hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Temel kural: mükellefin kendi imzası
Tebliğ'e göre e-Defter ve berat dosyalarının, mükelleflerin kendilerine ait NES (nitelikli elektronik sertifika) veya mali mührü ile imzalanması esastır. İkisinin farkını Mali Mühür mü, e-İmza mı? yazımızda anlattık.
İstisna: yetki devri
Mükellef, aşağıdaki belgelerden biriyle başkasına imzalama ve yükleme yetkisi verebilir:
- Noterde düzenlenmiş özel vekaletname,
- Gelir İdaresi'nce belirlenen usullere göre oluşturulan elektronik imzalı muvafakatname,
- Dijital Vergi Dairesi üzerinden elektronik ortamda verilen muvafakatname.
Yetkilendirilebilecekler ise şunlardır:
| Yetkili | Hangi mührü veya imzayı kullanır? |
|---|---|
| Gelir İdaresi'nden izin almış özel entegratör | Kendi mali mührü veya NES'i |
| Yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firması | Kendi mali mührü veya NES'i |
| Defter tutma hususunda 3568 sayılı Kanun kapsamında yetki verilen meslek mensubu | Kendi mali mührü veya NES'i |
Bu durumda e-Defter ve beratlar, yetkilinin mali mührü ya da NES'i ile zaman damgalı olarak imzalanır/onaylanır ve yetkili tarafından Gelir İdaresi sistemlerine yüklenir.
Belgede neler yazılı olmalı?
- Dönem: Hangi ay, yıl veya hesap dönemine ait e-Defter ve beratlar için yetki verildiği.
- Yetkili: Hangi özel entegratör, yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firması ya da meslek mensubunun yetkilendirildiği.
- Sistemde kayıt: Vekaletname veya muvafakatname bilgilerinin, mükellef tarafından e-Defter uygulaması ya da Dijital Vergi Dairesi aracılığıyla Gelir İdaresi sistemine yüklenmesi gerekir. Bilgiler sisteme yüklendikten sonra belgede belirtilen dönemlere ait imzalama ve yükleme işlemleri yapılabilir.
Dikkat edilmesi gereken noktalar
- Sorumluluk sizde kalır. Yetki vermek, hukuki ve cezai sorumluluğu ortadan kaldırmaz; bu yüzden yetkili kişi ya da firmayı dikkatle seçin.
- Belirtilmeyen dönemler için kendi imzanız gerekir. Belgede yer almayan ay, yıl veya hesap dönemlerinin e-Defter ve beratları sizin NES veya mali mührünüzle imzalanmalıdır.
- Süreleri takip edin. Yetki devri yükleme sürelerini değiştirmez. Hangi ay için son günün ne zaman olduğunu yükleme süreleri rehberimizde bulabilirsiniz.
- Saklama yükümlülüğü ayrıdır. İmzalamayı başkasının yapması, dosyaları muhafaza etme sorumluluğunu devretmez; ayrıntılar için e-Defter saklama rehberimize bakın.
Not: Bu yazı, Elektronik Defter Genel Tebliği'nin (Sıra No: 1) yazı tarihindeki hâline dayanır. Tebliğ, bu uygulamanın usul ve esaslarının Gelir İdaresi'nin yayımlayacağı kılavuzlarla belirleneceğini öngörür; belge düzenlemeden önce güncel kılavuzları ve gerekirse e-Defter hizmetlerimizi ya da mali müşavirinizi danışın.
Sıkça Sorulan Sorular
Mali müşavirim defterimi kendi e-imzasıyla imzalayabilir mi?
Evet, ancak yalnızca defter tutma hususunda 3568 sayılı Kanun kapsamında yetki verilen bir meslek mensubuysa ve siz noterde düzenlenmiş özel vekaletname ya da muvafakatname ile ilgili ay, yıl veya hesap dönemleri için yetki vermişseniz. Belgede belirtilmeyen dönemlerin e-Defter ve beratları sizin NES veya mali mührünüzle imzalanmak zorundadır.
Muvafakatname nasıl verilir?
Tebliğ'e göre muvafakatname, Gelir İdaresi tarafından belirlenen usullere göre oluşturulan elektronik imzalı bir belge olabileceği gibi Dijital Vergi Dairesi üzerinden elektronik ortamda da verilebilir. Vekaletname veya muvafakatname bilgilerinin, e-Defter uygulaması ya da Dijital Vergi Dairesi aracılığıyla Gelir İdaresi sistemine yüklenmesi gerekir. Güncel adımlar için Gelir İdaresi'nin e-Defter kılavuzlarını esas alın.
Yetki verdikten sonra sorumluluk kime ait?
Mükellefe. Özel entegratöre, yazılım firmasına veya meslek mensubuna imzalama ve yükleme izninin verilmesi, mükelleflerin bu işlemlerden doğan hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Yetki belgesinde nelerin yazılı olması gerekir?
Hangi ay, yıl veya hesap dönemine ait e-Defter ve beratların, hangi özel entegratör, yazılım uyumluluk onayı verilen yazılım firması ya da meslek mensubu tarafından imzalanmasına yetki verildiği açıkça belirtilmelidir.
Her dönem için yeniden belge düzenlemek gerekir mi?
Belge yalnızca içinde belirtilen ay, yıl veya hesap dönemleri için geçerlidir; belirtilmeyen dönemler için yeni yetki verilmedikçe imza, mükellefin kendi NES veya mali mührüyle atılmalıdır. Kapsamı baştan geniş tutmak isteyen mükellefler bunu belgede açıkça yazmalıdır.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mali, hukuki veya vergisel danışmanlık yerine geçmez. Uygulamada resmî kaynakları ve mevzuatın güncel hâlini esas alın. Paron Teknoloji Editör Ekibi tarafından hazırlanmış ve 14 Ekim 2026 tarihinde gözden geçirilmiştir.
