e-Defter'e geçen birçok işletme şu soruyu sorar: defterlerimi ve beratlarımı nerede, ne kadar süre ve kimin sorumluluğunda saklamalıyım? Cevap iki katmanlıdır: mükellefin kendi muhafaza yükümlülüğü ve Gelir İdaresi (ya da saklama izni almış özel entegratör) nezdindeki 10 yıllık kopya saklama. Bu rehberde ikisini resmî kaynaklara dayanarak ayırıyoruz.
Kısaca
- e-Defter ve berat dosyalarını mükellefin kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza etmesi gerekir; üçüncü kişi ya da yurt dışında saklamak sorumluluğu ortadan kaldırmaz.
- Muhafaza yükümlülüğü Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde ve Türk kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmelidir.
- e-Defter ve berat dosyalarının kopyaları 1/1/2020'den itibaren asgari 10 yıl, Gelir İdaresi sistemlerinde ya da saklama izni almış özel entegratörlerin sistemlerinde muhafaza edilir.
- 22/5/2024'ten itibaren e-Defter ve berat dosyaları, berat yüklenirken Gelir İdaresi sistemlerine eş zamanlı yüklenir; ayrıca Saklama Uygulaması ile yükleme yapılmaz.
- Ocak 2025 ve sonraki dönemlerde büyük defter Gelir İdaresi'ne yüklenmez; yalnızca yevmiye defteri, yevmiye beratı ve büyük defter beratı yüklenir.
İki ayrı yükümlülük: muhafaza ve 10 yıllık kopya
| Yükümlülük | Kim yerine getirir? | Nerede? |
|---|---|---|
| e-Defter ve berat dosyalarının muhafaza ve ibrazı | Mükellef | Mükellefin kendi bilgi işlem sistemlerinde, Türkiye sınırları içinde |
| e-Defter ve berat kopyalarının asgari 10 yıl muhafazası | Gelir İdaresi veya saklama izni olan özel entegratör | Gelir İdaresi veya izinli özel entegratör sistemlerinde |
Mükellefin muhafaza ve ibraz yükümlülüğü
Tebliğ'in 4.4. bölümüne göre e-Defter uygulamasına dâhil olanlar şunlara uymak zorundadır:
- İlişkili saklama: e-Defter dosyaları ve bunlara ait berat dosyaları birbirleriyle ilişkili biçimde elektronik ortamda, istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilir.
- Kâğıda basmak gerekmez: e-Defter, berat ve elektronik muhasebe fişleri NES veya mali mühürle garanti altında olduğundan kâğıt ortamında saklanmaz; kâğıttaki hâli hukuken hüküm ifade etmez (kâğıtta tutulması tercih edilen muhasebe fişleri hariç).
- Süreler: Muhafaza, vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde yapılır.
- Doğrulama araçlarıyla birlikte: Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil, dosyaların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin her türlü kayıt ve doğrulama araçlarını kapsar.
- Kendi sistemlerinizde ve Türkiye'de: Dosyaların mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafazası mecburidir. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza, sorumluluğu ortadan kaldırmaz ve Gelir İdaresi açısından hüküm ifade etmez. Muhafaza yükümlülüğü Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde ve Türk kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmelidir.
10 yıllık kopya saklama: Gelir İdaresi'ne eş zamanlı yükleme
e-Defter ve berat dosyalarının kopyalarının, 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süreyle Gelir İdaresi'nin bilgi işlem sistemlerinde ya da saklama izni almış özel entegratörlerin sistemlerinde muhafaza edilmesi zorunludur.
Uygulama zaman içinde değişti. e-Defter Saklama Kullanıcı Kılavuzu'na göre:
- 22/5/2024 öncesinde e-Defter uygulamasına yüklenmiş beratlara ait defter ve onaylı beratlar, kılavuzdaki adımlarla e-Defter Saklama Uygulaması üzerinden Gelir İdaresi sistemlerine yüklenirdi.
- 22/5/2024 ve sonrasında e-Defter ve berat dosyaları Gelir İdaresi sistemlerine eş zamanlı olarak, e-Defter uygulaması üzerinden ya da web servis aracılığıyla yüklenir. Bu tarihten sonra Saklama Uygulaması üzerinden ayrıca yükleme yapılmaz.
- Ocak 2025 ve sonraki dönemlerde yevmiye defteri, yevmiye defteri beratı ve büyük defter beratı yüklenir; büyük defter Gelir İdaresi sistemlerine yüklenmez.
Saklama izni olan özel entegratörler
Tebliğ, kopyaların Gelir İdaresi sistemleri yanında, e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve Gelir İdaresi'nden izin almış özel entegratörlerin sistemlerinde de muhafaza edilebileceğini öngörür. Bu entegratörlerin uyması gereken altyapı, güvenlik ve sertifika kriterleri Gelir İdaresi'nin e-Defter Saklama Kılavuzu'nda yer alır ve izin verilenlerin listesi e-Defter sayfasında yayımlanır. Saklama hizmeti veren özel entegratörler:
- Mükellefin yazılı izni olmadan e-Defter ve berat bilgilerini Gelir İdaresi dışındaki üçüncü kişilerle paylaşamaz,
- Defterlerin bütünlüğünden, güvenliğinden ve gizliliğinden sorumludur,
- Gelir İdaresi'nin uzaktan erişimine imkân sağlamak zorundadır.
Bulut yazılım kullananlar için pratik sonuç
- Bulut tabanlı bir e-Defter yazılımı kullanmak yasaktır demek değildir; fakat sorumluluk sizde kalır ve sağlayıcınızın saklaması tek başına yükümlülüğünüzü yerine getirmiş saymaz.
- Sağlayıcınızdan, verilerinizin Türkiye'de barındırıldığını, yedeklendiğini ve dilediğiniz zaman tam olarak dışa aktarabildiğinizi yazılı olarak teyit edin.
- e-Defter, onaylı berat ve gerekirse imza dosyalarının kendi sistemlerinizde de bir kopyasını bulundurun.
- Bu kuralları yükleme süreleri takviminizle birlikte yönetin; işlemleri başkası yapıyorsa vekaletname veya muvafakatname gerekir.
Not: Bu yazı, Elektronik Defter Genel Tebliği'nin (Sıra No: 1) ve e-Defter Saklama Kullanıcı Kılavuzu'nun (Versiyon 1.4, Ocak 2025) yazı tarihindeki hâline dayanır. Uygulama ayrıntıları Gelir İdaresi tarafından güncellenebilir; kararlarınızdan önce e-Defter hizmetlerimizle ya da mali müşavirinizle teyit edin.
Sıkça Sorulan Sorular
e-Defter dosyalarımı kâğıda basıp saklamalı mıyım?
Hayır. Tebliğe göre e-Defter dosyaları, berat dosyaları ve elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişleri, veri bütünlüğü ve inkâr edilmezlik NES veya mali mühürle garanti altına alındığı için kâğıt ortamında saklanmaz ve kâğıt hâli hukuken hüküm ifade etmez. Kâğıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri bu kuralın dışındadır.
Defterlerimi bulut yazılımda saklayabilir miyim?
Bulut hizmeti kullanabilirsiniz; ancak Tebliğ, e-Defter ve berat dosyalarının mükellefin kendisine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafazasını zorunlu tutar. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza, sorumluluğunuzu kaldırmaz ve Gelir İdaresi açısından hüküm ifade etmez. Bu nedenle bulut sağlayıcınızdan bağımsız olarak kendi sistemlerinizde de bir kopya bulundurmanız ve verinin Türkiye sınırları içinde muhafaza edilmesini sağlamanız gerekir.
Saklama izni olan özel entegratör nedir?
Gelir İdaresi'nden e-Defter saklama hizmeti konusunda izin almış özel entegratörlerdir. İzin verilenlerin listesi Gelir İdaresi'nin e-Defter sayfasında yayımlanır. Bu entegratörler saklama hizmeti verdikleri mükelleflerin e-Defter ve beratlarını mükellefin yazılı izni olmaksızın Gelir İdaresi dışındaki üçüncü kişilerle paylaşamaz ve bütünlük, güvenlik ve gizlilikten sorumludur.
Büyük defter neden Gelir İdaresi'ne yüklenmiyor?
Saklama Kullanıcı Kılavuzu'na göre Ocak 2025 ve sonraki dönemler için oluşturulan yevmiye defteri, yevmiye defteri beratı, büyük defter ve büyük defter beratından yalnızca yevmiye defteri, yevmiye defteri beratı ve büyük defter beratı Gelir İdaresi sistemlerine yüklenir. Bu durum, büyük defteri oluşturma ve muhafaza etme yükümlülüğünüzü ortadan kaldırmaz.
Gelir İdaresi onaylı berat dosyasını ne yapmalıyım?
Gelir İdaresi mali mührünü içeren berat dosyaları e-Defter uygulamasından indirilir ve ilgili e-Defter dosyalarıyla ilişkili şekilde, istenildiğinde yetkili birimlere ibraz edilmek üzere birlikte muhafaza edilir.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mali, hukuki veya vergisel danışmanlık yerine geçmez. Uygulamada resmî kaynakları ve mevzuatın güncel hâlini esas alın. Paron Teknoloji Editör Ekibi tarafından hazırlanmış ve 14 Ekim 2026 tarihinde gözden geçirilmiştir.
