Mal sevk eden bir işletmeyseniz, sevk irsaliyesi günlük işinizin parçasıdır. e-İrsaliye ise bu belgenin elektronik ortamda düzenlenen, imzalanan ve Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) iletilen hâlidir. Bu rehberde e-İrsaliye'nin kimler için zorunlu olduğunu, ne zaman geçilmesi gerektiğini, mal sevkinde nasıl kullanıldığını ve uyulmadığında nelerle karşılaşılacağını 509 sıra no'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne dayanarak anlatıyoruz.
Kısaca
- e-İrsaliye, kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir ve aynı hukuki niteliğe sahiptir; yeni bir belge türü değildir.
- Zorunluluk sektör gruplarına (akaryakıt, maden, şeker, demir-çelik, gübre, hal kayıt sistemi vb.) ve e-Fatura'ya kayıtlı olup brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükelleflere bağlanmıştır.
- Hasılat grubunda geçiş, hasılatın oluştuğu hesap döneminden sonraki yılın 7. ayının başında yapılır; örneğin 2025 hasılatı için tarih 1 Temmuz 2026'dır.
- e-İrsaliye malın fiili sevkinden önce düzenlenip GİB sistemlerine başarıyla iletilmelidir; araçta kâğıt çıktısı ya da elektronik görüntüsü bulunur, ıslak imza veya kaşe şart değildir.
- Zorunluyken kâğıt irsaliye düzenleyen ve alan mükellefler hakkında VUK 353/2 kapsamında ceza uygulanır; 2026'da ilk tespitte ceza 17.000 TL'den başlar.
e-İrsaliye nedir?
Vergi Usul Kanunu'nun 230. maddesi uyarınca kâğıt ortamda düzenlenen sevk irsaliyesi, mal hareketlerinin düzenli izlenmesi amacıyla elektronik belgeye dönüştürülmüştür. Tebliğe göre e-İrsaliye yeni bir belge türü değildir; kâğıttaki sevk irsaliyesiyle aynı hukuki niteliklere sahiptir. Elektronik ortamda düzenlenir, elektronik sertifikayla (mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika) imzalanır, alıcısına iletilir ve elektronik ortamda saklanıp istendiğinde ibraz edilir.
Kimler e-İrsaliye'ye geçmek zorunda?
Tebliğ, zorunluluğu belirli sektör gruplarına ve hasılat ölçütüne bağlar. Bu gruplardaki mükellefler hem düzenleyecekleri sevk irsaliyelerini e-İrsaliye olarak düzenlemek hem de uygulama kapsamındaki mükelleflerden alacakları irsaliyeleri e-İrsaliye olarak almak zorundadır:
| Grup | Kapsam |
|---|---|
| Akaryakıt ve EPDK lisanslılar | ÖTV Kanunu'na ekli (I) sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle EPDK'dan lisans (bayilik lisansı dâhil) alanlar |
| ÖTV (III) sayılı liste | Bu listedeki malları imal eden, inşa eden, ithal eden ve ana bayi/distribütör olarak pazarlayanlar |
| Maden | 3213 sayılı Maden Kanunu kapsamında işletme ruhsatı veya sertifikası sahipleri ve onlarla yapılan sözleşmeyle maden üretimi yapanlar |
| Şeker | Şeker Kanunu'nda tanımlanan şekerin imalini yapanlar |
| Demir ve çelik | Demir-çelik (GTİP 72) ve demir veya çelikten eşyaların (GTİP 73) imal, ithal veya ihracı ile uğraşanlar (ticari kazancı basit usulde tespit edilenler hariç) |
| Gübre | Tarım ve Orman Bakanlığı Gübre Takip Sistemi'ne kayıtlı kullanıcılar |
| Sebze ve meyve | 5957 sayılı Kanun'a göre komisyoncu veya tüccar olarak sebze-meyve ticareti yapanlar |
| İnşaat demiri | İnşaat Demiri İzleme Sistemi'ne geçiş zorunluluğu getirilenlerden brüt satış hasılatı 2024 ve sonraki hesap dönemlerinde 1 milyon TL ve üzeri olanlar |
| Hasılat grubu | e-Fatura'ya kayıtlı olup brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2021 ve sonraki hesap dönemlerinde 10 milyon TL ve üzeri olanlar |
| GİB'in belirlediği mükellefler | GİB'in analiz veya inceleme sonucunda riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük gördüğü ve sektör ile ciro tutarına bakılmaksızın yazılı bildirimle, en az 3 ay süre vererek zorunluluk getirdiği mükellefler |
Bu gruplar dışındaki mükellefler için e-İrsaliye zorunlu değildir; e-Fatura uygulamasına dâhil olan herkes isteğe bağlı olarak katılabilir.
Geçiş ne zaman yapılır?
- Hasılat grubu: Hasılat şartının sağlandığı hesap döneminden sonraki yılın 7. ayının başı. Örneğin hasılatı 2025 hesap döneminde 10 milyon TL'yi aşan bir e-Fatura mükellefi için tarih 1 Temmuz 2026'dır.
- Sektör grupları: Şartların sağlandığı ayı izleyen dördüncü ayın başı. Örneğin Eylül 2026'da maden işletme ruhsatı alan bir mükellef 1 Ocak 2027'de e-İrsaliye'ye geçmek zorundadır.
- GİB bildirimi alanlar: Yazılı bildirimde belirtilen süre içinde.
Hasılat sınırlarının e-Fatura tarafındaki karşılığını ve diğer geçiş tarihlerini 2026 e-Fatura ve e-Arşiv rehberimizde bulabilirsiniz.
e-İrsaliyede bulunması zorunlu bilgiler
- e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası
- Düzenleyenin adı soyadı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası
- Müşterinin adı soyadı veya ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, işyeri adresi; farklıysa teslimat adresi
- Taşınan malın nevi ve miktarı
- Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı
- GİB'in duyuracağı tarihten itibaren, belgenin elektronik ortamda doğrulanmasını sağlayan karekod veya barkod
Mal sevk edilirken nasıl işler?
Tebliğin e-İrsaliye'nin düzenlenmesi ve iletilmesine ilişkin kuralları, günlük sevkiyat sürecinizi doğrudan etkiler:
- Sevkten önce düzenleyin. e-İrsaliyenin malın fiili sevkinden önce düzenlenmesi ve GİB sistemlerine başarıyla iletilmesi, malın sevki için yeterlidir. (Alıcının henüz belli olmadığı ve sevk sırasında “muhtelif müşteriler” adına düzenlenen durum bunun istisnasıdır; bu durumda asıl muhataba teslim sırasında e-İrsaliye düzenlenir.)
- Alıcıya iletin. Belge alıcısına da başarıyla iletilmelidir. Alıcı e-İrsaliye'ye kayıtlı değilse, talebine göre elektronik ortamda iletilir ya da kâğıt çıktısı teslim edilir.
- Araçta bulundurun. Sevk sırasında araçta e-İrsaliyenin bir örnek kâğıt çıktısı bulunmalı veya elektronik olarak görüntülenmesi sağlanmalıdır. Çıktıda ıslak imza veya kaşe zorunlu değildir.
- Faturayı belirtin. Fatura irsaliyeden önce düzenlenmişse, e-İrsaliye üzerinde faturanın tarihi ve belge numarası yer almalıdır.
e-İrsaliye Yanıtı: Mal alıcısı, istemesi hâlinde teslim aldığı veya kabul ettiği miktarı e-İrsaliye Yanıtı ile bildirebilir. İrsaliyenin tamamen hatalı olması durumunda alıcı, irsaliyeyi malın fiili sevkinden önce reddedebilir; sevkten sonra gönderilen ret yanıtları hükümsüzdür ve yeni bir e-İrsaliye düzenlenmesi gerekir. Kısmi kabulde reddedilen malın iadesi için, alıcı e-İrsaliye kullanıcısıysa e-İrsaliye, değilse matbu sevk irsaliyesi ayrıca düzenlenir.
e-İrsaliye'ye nasıl geçilir?
e-İrsaliye'ye katılmanın ön şartı e-Fatura uygulamasına dâhil olmaktır. Ardından e-İrsaliye hazırlıklarınızı tamamlayıp başvurunuzu yapmanız gerekir. Tebliğe göre e-Belge uygulamalarından üç yöntemle yararlanılır: GİB Portal, özel entegratör ve doğrudan entegrasyon. GİB'in e-İrsaliye başvuru kılavuzunda (Aralık 2017 tarihli), e-İrsaliye'nin e-Fatura'da kullandığınız yöntemle kullanılacağı belirtilir; kılavuzdaki adımlar eski olduğundan güncel başvuru bilgisi için GİB'in e-İrsaliye sayfasına ve entegratörünüze bakın. GİB, e-İrsaliye hizmeti veren izinli özel entegratörlerin listesini e-Belge sitesinde yayımlar.
Belgeleri imzalamak için mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika gerekir. Aralarındaki farkı Mali Mühür mü, e-İmza mı? rehberimizde, temin sürecini e-İmza ve Mali Mühür hizmetimizde bulabilirsiniz; e-Fatura tarafı için e-Fatura ve e-Arşiv çözümlerimize, geçiş sürecinde destek için e-İrsaliye çözümlerimize bakabilirsiniz.
Kâğıt irsaliye hangi durumlarda düzenlenebilir?
Elektronik düzenlenmesi zorunlu belgeler, kanunen düzenlenmesi gereken süre geçirilmemek kaydıyla şu hallerde kâğıt olarak düzenlenebilir ve özel usulsüzlük cezası kesilmez:
- GİB'in veya e-Belge uygulamasına taraf kamu kurumlarının sistemlerinde arıza, kesinti ya da bakım olması
- İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, mükellefin ya da özel entegratörün sistemindeki arıza, kesinti veya planlı bakım (yazılı bildirimdeki süreyle sınırlı)
- İspat veya tevsik edilmek kaydıyla, mali mührün ya da e-imza aracının arızalanması veya çalınması (yeni araç temin edilene kadar)
- GİB veya Bakanlığın duyuru, sirküler ya da teknik kılavuzlarıyla kâğıt düzenlemeye izin verilmesi ve VUK 13. maddedeki mücbir sebepler
Mükelleften kaynaklanan diğer nedenler bu istisnalara girmez. Tebliğ, arıza hâllerinde kullanılmak üzere yeterli miktarda matbu belge bulundurulmasını ister; bu yolun istisnai olması ve sürekli hâle gelmemesi gerekir.
Saklama
e-İrsaliye'yi ve e-İrsaliye Yanıtlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, kanuni süreler içinde saklamak ve istendiğinde ibraz etmek zorundasınız. Defter tutmak zorunda olanlar için VUK 253. madde gereği süre, belgenin ilgili olduğu yılı izleyen takvim yılından başlayarak 5 yıldır. Belgeler, mali mühür veya e-imzayla birlikte elektronik ortamda saklanır; düzenleyen taraf için kâğıda basıp saklamak yeterli değildir.
Cezalar
Zorunluluk getirildiği hâlde e-İrsaliye'ye süresi içinde geçmeyen veya e-İrsaliye olarak düzenlenmesi gereken sevk irsaliyesini istisnalar dışında e-İrsaliye olarak düzenlemeyen ve almayan (matbu kâğıt irsaliye düzenleyenler ve alanlar dâhil) mükellefler hakkında Vergi Usul Kanunu'ndaki cezai hükümler uygulanır. Sevk irsaliyesine ilişkin bu fiiller VUK 353. maddenin ikinci fıkrası kapsamındadır. TÜRMOB'un yayımladığı 2026 tutar tablosuna göre özel usulsüzlük cezası şöyledir:
| Tespit | Ceza (2026) |
|---|---|
| 1. tespit | 17.000 TL |
| 2. tespit | 35.000 TL |
| 3. tespit | 53.000 TL |
| 4. tespit | 70.000 TL |
| 5. tespit | 87.000 TL |
| 6. ve sonraki tespitler | 170.000 TL |
Her belge nevine ilişkin olarak her bir tespit için kesilecek toplam ceza 1.700.000 TL'yi, bir takvim yılı içinde kesilecek toplam ceza 17.000.000 TL'yi geçemez. Cezaların uygulanışı (indirim, uzlaşma ve tespit sayılarının hesabı) olayın özelliklerine göre değiştiğinden, bir tespitle karşılaşırsanız mali müşavirinize danışın.
Sıkça Sorulan Sorular
e-İrsaliye ile e-Fatura aynı şey mi?
Hayır. e-Fatura, satışı belgeleyen faturanın elektronik hâlidir; e-İrsaliye ise malın bir yerden başka bir yere taşınmasını belgeleyen sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir. İki belge ayrı düzenlenir. Ancak e-İrsaliye uygulamasına katılmak için önce e-Fatura uygulamasına dâhil olmanız gerekir.
Hasılatım 10 milyon TL'nin altında, e-İrsaliye düzenlemek zorunda mıyım?
Hasılat sınırı tek kriter değildir. Akaryakıt, maden, şeker, demir-çelik, gübre ve hal kayıt sistemi kapsamındaki sebze-meyve ticareti gibi sektör gruplarında hasılata bakılmaksızın zorunluluk vardır; inşaat demiri izleme sisteminde sınır 1 milyon TL'dir. Ayrıca GİB, riskli ya da vergiye uyumu düşük gördüğü mükellefleri en az 3 ay süre vererek e-İrsaliye'ye geçirebilir. Zorunlu olmasanız da e-Fatura kullanıcısıysanız isteğe bağlı olarak katılabilirsiniz.
Mal taşınırken araçta ne bulunmalı?
Malın fiili sevki sırasında araçta e-İrsaliyenin bir örnek kâğıt çıktısı bulunmalı ya da elektronik olarak görüntülenmesi sağlanmalıdır. Bu çıktıda ıslak imza veya kaşe zorunlu değildir; alıcı e-İrsaliye kullanıcısı değilse ve kâğıt çıktı talep etmişse durum farklıdır.
Alıcım e-İrsaliye kullanıcısı değilse ne yapmalıyım?
e-İrsaliye uygulamasından yararlanan mükellefler, uygulamaya kayıtlı olmayanlara da sevk irsaliyesini e-İrsaliye olarak düzenler. Alıcı kayıtlı değilse irsaliye, alıcının talebine göre elektronik ortamda iletilir ya da kâğıt çıktısı teslim edilir.
Faturayı irsaliyeden önce kestim, irsaliyede ne yazmalıyım?
Sevki yapılacak mala ilişkin fatura, e-İrsaliye düzenlenmeden önce düzenlenmişse e-İrsaliye üzerinde faturanın tarih ve belge numarasına yer verilmesi zorunludur.
Sistem arızalanırsa kâğıt irsaliye düzenleyebilir miyim?
GİB veya özel entegratör sistemindeki arıza, kesinti ve bakım ile mali mühür ya da e-imza aracının arızalanması veya çalınması gibi tebliğde sayılan hallerde, durumu ispat etmek kaydıyla kâğıt düzenlenebilir ve özel usulsüzlük cezası kesilmez. Mükelleften kaynaklanan diğer nedenler bu kapsamda sayılmaz. Bu yüzden arıza durumları için yeterli matbu belge bulundurmanız ve bu yolu sürekli kılmamanız gerekir.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mali, hukuki veya vergisel danışmanlık yerine geçmez. Uygulamada resmî kaynakları ve mevzuatın güncel hâlini esas alın. Paron Teknoloji Editör Ekibi tarafından hazırlanmış ve 6 Ekim 2026 tarihinde gözden geçirilmiştir.
