e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM… Bu uygulamaların hepsi aynı kaynaktan çıkar: 509 sıra no'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği. Hangi belgenin ne zaman elektronik düzenleneceğini, kimin zorunlu olduğunu, belgelerin nasıl imzalanıp saklanacağını bu tebliğ belirler. Bu rehberde tebliğin yapısını, 12 e-Belge uygulamasını, ortak kuralları ve son değişiklikleri sade bir dille özetliyoruz.
Kısaca
- 509 sıra no'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, e-Belge uygulamalarını tek metinde toplar; 19 Ekim 2019 tarihli ve 30923 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanmıştır.
- Tebliğ 12 elektronik belge düzenler: e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-SMM, e-Müstahsil, e-Gider Pusulası, e-Bilet, e-Sigorta Komisyon Gider Belgesi, e-Sigorta Poliçesi, e-Döviz Alım-Satım, e-Dekont ve e-Adisyon.
- e-Belge yeni bir belge türü değildir; kâğıt belgeyle aynı hukuki niteliğe sahiptir. Teknik standartlara uymayan e-Belge, Kanun kapsamında düzenlenmiş belge sayılmaz.
- Zorunluluk belge türüne göre değişir: e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM için somut kurallar vardır; diğer belgelerde ağırlıkla isteğe bağlı katılım ve GİB'in bildirimle getirebileceği zorunluluk söz konusudur.
- Son gelişmeler: 589 sayılı tebliğ (31.12.2025) e-Arşiv zorunluluğunu genişletti; 593 sayılı tebliğ (8.5.2026) yeni nesil ödeme kaydedici cihazlardan e-Belge düzenlenmesinin usulünü belirledi.
509 sıra no'lu tebliğ ne düzenler?
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), kâğıt defter ve belge kullanımının maliyetini azaltmak, belgelerde standart oluşturmak, taraflar arasında güvenli ve hızlı bir ortam kurmak ve kayıt dışılığı izlemek amacıyla yasal mali belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesine ilişkin tebliğler yayımlamıştı. 509 sıra no'lu tebliğ, dağınık duran bu düzenlemeleri tek kaynakta birleştirmek için hazırlandı ve 19 Ekim 2019 tarihli, 30923 sayılı Resmî Gazete'de yayımlandı. Daha önceki 397, 415, 421, 433, 462, 463 ve 487 sıra no'lu tebliğlerin yerini aldı.
Yasal dayanağını Vergi Usul Kanunu'nun 227. maddesi (belgelerde bulunması zorunlu bilgiler), mükerrer 242. maddesi (elektronik defter, belge ve kayıtlar) ve mükerrer 257. maddesi (muhasebe usul ve esasları, belge ve defterlerin elektronik ortamda tutulması) oluşturur.
12 e-Belge uygulaması bir bakışta
Tebliğ aşağıdaki belgelerin elektronik düzenlenmesini kapsar. Zorunluluk sütunu özet niteliğindedir; ayrıntılar için ilgili rehbere bakın.
| Belge | Zorunluluk (özet) | Ayrıntılı rehber |
|---|---|---|
| e-Fatura | Brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olanlar ile e-ticaret gibi özel gruplar; geçiş hasılatın oluştuğu yılı izleyen yılın 7. ayının başında | 2026 e-Fatura ve e-Arşiv rehberi |
| e-Arşiv Fatura | e-Fatura'ya kayıtlı olmayanlar için 1 Ocak 2026'dan itibaren tutara bakılmaksızın (basit usul ve işletme hesabı için 1 Ocak 2027) | E-ticaret ve API rehberi |
| e-İrsaliye | Belirli sektör grupları ile e-Fatura'ya kayıtlı ve hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olanlar | e-İrsaliye rehberi |
| e-Serbest Meslek Makbuzu | Vergiden muaf olmayan serbest meslek erbapları (1 Haziran 2020'den beri) | e-SMM rehberi |
| e-Müstahsil Makbuzu | e-Fatura'ya geçmek zorunda olup müstahsil makbuzu düzenleyenler, sebze-meyve ticaretiyle uğraşan komisyoncu ve tüccarlar ile GİB'in bildirimle zorunluluk getirdikleri | — |
| e-Gider Pusulası | Genel zorunluluk yok; GİB, riskli gördüğü mükellefleri yazılı bildirimle ve en az 3 ay süre vererek zorunlu kılabilir | — |
| e-Bilet | D1 yetki belgeli şehirlerarası tarifeli yolcu taşımacılığı yapan işletmeler ve sinema işletmeleri | — |
| e-Sigorta Komisyon Gider Belgesi | İsteğe bağlı; GİB en az 3 ay süre vererek zorunluluk getirebilir | — |
| e-Sigorta Poliçesi | İsteğe bağlı; GİB en az 3 ay süre vererek zorunluluk getirebilir | — |
| e-Döviz Alım-Satım Belgesi | Yetkili müesseselere GİB, en az 3 ay süreli duyuruyla zorunluluk getirebilir | — |
| e-Dekont | Zorunlu değil; bankalar ve ilgili kuruluşlar isteğe bağlı katılabilir, GİB zorunluluk getirebilir | — |
| e-Adisyon | Masada servis yapılan, gerçek usulde vergilendirilen hizmet işletmeleri (lokanta, kafeterya, pastane, gazino, bar gibi) için GİB hasılatı dikkate alarak zorunluluk getirebilir; katılmak için e-Fatura ve e-Arşiv'e dâhil olmak gerekir | — |
e-Defter bu listede yok: e-Defter, 509 sıra no'lu tebliğin kapsamında değil, ayrı bir tebliğde (Elektronik Defter Genel Tebliği) düzenlenir. Mali mühür ve e-imza ise tüm e-Belge uygulamalarının ortak gereğidir.
Ortak kurallar: hangi belgeyi düzenlerseniz düzenleyin
1. Üç kullanım yöntemi
e-Belge uygulamalarından üç yöntemle yararlanılır: GİB'in sunduğu GİB Portal, GİB'den izin almış özel entegratörlerin sistemleri ve mükellefin kendi bilgi işlem sisteminin GİB'e doğrudan entegre edilmesi. GİB'e göre özel entegratör kullanmak, belgeleri saklama ve ibraz yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Yöntem seçiminde e-ticaret hacmi için API ve entegrasyon rehberimize bakabilirsiniz.
2. Mali mühür veya e-imza
e-Belgeler, mükellefin kendi mali mührüyle onaylanır ya da nitelikli elektronik sertifikayla imzalanır. Tüzel kişiler mali mührü, gerçek kişi mükellefler e-imza veya mali mührü kullanır. Ayrıntıları Mali Mühür mü, e-İmza mı? rehberimizde bulabilirsiniz.
3. Kâğıt düzenlemenin istisnaları
Elektronik düzenlenmesi zorunlu belgeler, kanunen düzenlenmesi gereken süre geçirilmemek kaydıyla şu hallerde kâğıt olarak düzenlenebilir ve özel usulsüzlük cezası kesilmez: GİB veya e-Belge uygulamasına taraf kurumların sistemlerindeki arıza, kesinti ve bakım; ispat kaydıyla mükellefin ya da entegratörün sistem arızası; ispat kaydıyla mali mühür veya e-imza aracının arızalanması ya da çalınması; GİB veya Bakanlığın izin vermesi ve mücbir sebepler. Mükelleften kaynaklanan diğer nedenler bu istisnaya girmez.
4. Muhafaza ve ibraz
Düzenlenen ve alınan e-Belgeler, imzalarıyla birlikte kanuni süreler içinde elektronik ortamda saklanır ve istendiğinde ibraz edilir. Düzenleyen için kâğıda basıp saklamak yeterli değildir.
5. İptal, itiraz, ihbar ve ihtar bildirimi
Noter, taahhütlü mektup, telgraf veya KEP ile yapılan ihbar ve ihtarlar ile e-Belge iptal işlemlerinin 1 Mayıs 2021'den itibaren GİB'e de elektronik ortamda bildirilmesi zorunludur. KEP'in rolü için KEP rehberimize bakın.
6. Sorumluluk
Format ve standartlara uygun düzenlenmeyen e-Belge, Kanun kapsamında düzenlenmiş belge sayılmaz; e-Belge uygulamasına dâhil mükellefler istisnai haller dışında anlaşmalı matbaalarda bastırılmış kâğıt belge kullanamaz. Elektronik kayıtlar bozulur, silinir veya zarar görürse durum GİB'e üç iş günü içinde bildirilir.
Tebliğ nasıl değişti?
509 sıra no'lu tebliğ yayımından bu yana birçok kez değiştirildi. GİB'in güncel metni şu değişiklik tebliğlerini işler:
| Değişiklik tebliği | Resmî Gazete | Öne çıkan konu |
|---|---|---|
| 515 sıra no'lu tebliğ | 10.01.2020 – 31004 | İlk değişiklik |
| 526 sıra no'lu tebliğ | 09.02.2021 – 31390 | e-Belge iptal/itiraz, ihbar ve ihtarların GİB'e bildirimi (V.10) |
| 535 sıra no'lu tebliğ | 22.01.2022 – 31727 | e-İrsaliye hasılat sınırının 10 milyon TL'ye indirilmesi (2021 ve sonrası hesap dönemleri), e-ticaret düzenlemeleri |
| 550 sıra no'lu tebliğ | 07.10.2023 – 32332 | Uygulamalardan yararlanma yöntemleri ve e-SMM (hekim POS) düzenlemeleri |
| 573 sıra no'lu tebliğ | 12.11.2024 – 32720 | e-Dekont kapsamı, doğrudan entegrasyon şartları, inşaat demiri izleme sistemi için e-İrsaliye |
| 589 sıra no'lu tebliğ | 31.12.2025 – 33124 (5. mükerrer) | e-Arşiv: 1 Ocak 2026'dan itibaren tutara bakılmaksızın zorunluluk (basit usul ve işletme hesabı için 1 Ocak 2027) |
2026'daki yeni gelişme: 8 Mayıs 2026 tarihli ve 33247 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan 593 sıra no'lu tebliğ, yeni nesil ödeme kaydedici cihazlardan (YN ÖKC) e-Belge düzenlenmesine ilişkin usul ve esasları belirledi. Bu hizmeti vermek isteyenler Bakanlığa başvurur ve YN ÖKC üreticileri, e-Belgelerin oluşturulması, imzalanması ve iletilmesinde 509'daki özel entegratörlerle aynı görev ve sorumluluklara tabi olur. 589'dan sonra yayımlanan 590 ila 595 sıra no'lu tebliğlerin özetlerini inceledik; e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM kurallarını değiştiren başka bir hüküm görmedik.
Bu yazıdaki hasılat sınırları ve tarihler, bu rehberin yazıldığı tarihteki güncel metne dayanır. Kendi durumunuz için kesin tarihi belirlemeden önce GİB'in güncel tebliğ metnine ve mali müşavirinize başvurun.
Sıkça Sorulan Sorular
509 sıra no'lu tebliğ nedir ve neden önemlidir?
509 sıra no'lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-SMM gibi elektronik belge uygulamalarının usul ve esaslarını tek çatı altında toplayan temel düzenlemedir. Daha önceki ayrı tebliğlerin (397, 415, 421, 433, 462, 463, 487) yerini almış, 454 sıra no'lu tebliğ 1 Ocak 2020'de yürürlükten kalkmıştır. Hangi belgenin ne zaman ve nasıl elektronik düzenleneceğini bu tebliğ belirler.
e-Belge ile kâğıt belge arasında hukuki fark var mı?
Hayır. Tebliğe göre e-Fatura, e-İrsaliye, e-SMM gibi e-Belgeler yeni bir belge türü değildir; kâğıt ortamdaki ilgili belgeyle aynı hukuki niteliklere sahiptir. Değişen yalnızca düzenleme, iletim ve saklama biçimidir.
e-Belge teknik standartlara uymazsa ne olur?
Tebliğin sorumluluk bölümüne göre, tebliğde ve ilgili teknik kılavuzlarda belirlenen format ve standartlara uygun düzenlenmeyen e-Belgeler Kanun kapsamında düzenlenen belge olarak kabul edilmez. Ayrıca e-Belge uygulamalarına dâhil olan mükellefler, istisnai haller dışında anlaşmalı matbaalara bastırılan kâğıt belgeleri kullanamaz.
e-Defter 509 kapsamında mı?
Hayır. e-Defter, 509 sıra no'lu tebliğin düzenlediği 12 belge arasında yer almaz; ayrı bir tebliğde (Elektronik Defter Genel Tebliği) düzenlenir.
e-Belge kayıtlarım bozulur veya silinirse ne yapmalıyım?
e-Belge uygulamalarına dâhil olanlar, e-Belgelere ilişkin elektronik kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi veya işlem görememesi hâlinde durumu GİB'e üç iş günü içinde bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacaklarına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.
Tebliğin güncel hâlini nereden okuyabilirim?
GİB, tebliğin değişiklikleri işlenmiş güncel hâlini yayımlar (kaynaklar bölümündeki bağlantı). Değişiklik tebliğleri Resmî Gazete'de ayrıca yayımlanır; bir kuralın yürürlük tarihini kesinleştirmek için hem güncel metne hem ilgili değişiklik tebliğine bakmanız gerekir.
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mali, hukuki veya vergisel danışmanlık yerine geçmez. Uygulamada resmî kaynakları ve mevzuatın güncel hâlini esas alın. Paron Teknoloji Editör Ekibi tarafından hazırlanmış ve 6 Ekim 2026 tarihinde gözden geçirilmiştir.
